Instructivo I-GF-136: Proceso de Gestión de Ingresos

Proceso basico que establece las bases contables para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de la información financiera relacionado con ingresos y recaudos generados por las actividades misionales y de operación de LA UNIVERSIDAD DE CALDAS, con el propósito de garantizar disponibilidad de recursos para el buen funcionamiento de la institución.

Descripción Detallada de Actividades

#	Actividad	Responsable	Descripción
1	Inicio	—	Inicio del proceso de gestión de ingresos.
2	Realizar consignación o giro de divisas	Tercero	El tercero realiza consignación, transferencia o giro de divisas a favor de la Universidad. Tiempo: En el momento que lo decida el tercero.
3	Monitorear cuentas bancarias	Oficina Financiera	Se monitorean las cuentas bancarias para identificar valores ingresados y generar movimientos, interfaces y extractos. Tiempo: Permanente.
4	Recepcionar y clasificar documentos	Oficina Financiera	Se reciben y clasifican consignaciones y soportes de ingreso provenientes de diferentes conceptos (matrículas, certificados, transferencias, etc.), incluyendo mensajes SWIFT. Tiempo: 1 día hábil.
5	Verificar valor consignado	Oficina Financiera	Se valida que los valores consignados estén correctamente registrados en las cuentas bancarias antes de su ingreso al sistema financiero. Tiempo: Inmediato.
◆	¿El dinero está registrado correctamente?	—	Gateway Exclusivo (XOR): Verifica si el dinero efectivamente se encuentra reflejado en las cuentas bancarias.
6a	Esperar / continuar monitoreo	Oficina Financiera	NO: Se continúa el monitoreo hasta que el dinero se vea reflejado en la cuenta bancaria.
6b	Verificar / crear tercero en el sistema	Centros de Gasto / Contabilidad	SÍ: Se valida o crea el tercero en el sistema financiero para su posterior registro contable.
7	Ingresar información al sistema financiero	Oficina Financiera	Se registra el ingreso en el sistema financiero, generando automáticamente el comprobante de ingreso. Tiempo: Inmediato.
8	Conciliar ingresos	Oficina Financiera / Centros de Gasto	Se realiza el cruce de cuentas y conciliación de ingresos para garantizar que los valores coincidan correctamente. Tiempo: 1 día hábil.
◆	¿Conciliación correcta?	—	Gateway Exclusivo (XOR): Determina si los valores conciliados coinciden correctamente.
9a	Revisar / ajustar información	Oficina Financiera	NO: Se revisa y ajusta la información registrada hasta lograr la conciliación correcta.
9b	Archivar documentos	Oficina Financiera	SÍ: Se archivan los soportes (consignaciones, transferencias, comprobantes, etc.) de acuerdo con la tabla de retención documental. Tiempo: Inmediato.
10	Fin	—	Finaliza el proceso de gestión de ingresos.

Requerimientos Funcionales del Sistema

Módulo	Descripción Técnica para el Sistema
Registro y Clasificación de Recaudos	El sistema debe permitir el registro manual de consignaciones y transferencias bancarias, incluyendo la carga obligatoria de documentos soporte (PDF/Imagen) para su clasificación.
Validación de Terceros	El aplicativo debe permitir la búsqueda y validación de terceros (personas o entidades) en la base de datos interna, habilitando la creación de nuevos registros para asociarlos al ingreso.
Generación de Comprobantes de Ingreso	El software debe generar comprobantes de ingreso internos y permitir la exportación masiva de estos datos en formatos PDF o Excel para su legalización ante el SGF institucional.
Interfaz de Conciliación	El sistema debe proporcionar una herramienta de cruce de cuentas que permita a los Centros de Gasto validar y confirmar que los recaudos corresponden a sus proyectos específicos.
Cierre y Archivo Documental	El aplicativo debe permitir el cierre del ciclo de ingreso una vez conciliado, bloqueando modificaciones y organizando los soportes en un repositorio digital de archivo.